Komunikasi, Keterampilan Krusial di Lingkungan Kerja

Komunikasi di lingkungan kerja adalah proses pertukaran informasi baik verbal maupun non verbal dalam organisasi. Sebuah organisasi atau institusi terdiri dari pekerja yang datang dari berbagai latar belakang di masyarakat. Agar semua aktifitas pekerjaan bisa berjalan dengan lancar, keterampilan berkomunikasi yang efektif sangat diperlukan. Menyampaikan pesan atau informasi ke seluruh elemen pekerja adalah kebutuhan organisasi. Tujuan organisasi hanya dapat dicapai melalui komunikasi yang berjalan efektif.

Berikut adalah faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi di lingkungan kerja.

Metode Komunikasi
Tiap orang memyerap informasi dengan cara yang berbeda. Untuk memastikan informasi yang disampaikan bisa dipahami oleh semua orang, metode komunikasi yang digunakan harus jelas dan sederhana. Ketika menyampaikan satu informasi, kita bisa menggunakan gambar yang dapat membuat orang lebih mudah memahami hal yang sedang dijelaskan.

Selain itu, gunakan metode komunikasi dua arah. Melalui diskusi, tanya jawab, dan klarifikasi rekan kerja bisa mendapat informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhannya.

Konten
Konten atau isi atau pesan merupakan hal utama dalam komunikasi di lingkungan kerja. Informasi yang banyak dan detil diberikan dengan cara yang harus disesuaikan dengan kemampuan menyerap dari setiap anggota tim kita. Memberikan terlalu banyak detil yang rumit akan membuat rekan kerja semakin bingung dan bosan. Sementara itu, jika kita memberikan terlalu sedikit informasi maka rekan kerja kita tidak akan mampu terlibat jauh dalam satu projek.

Menggunakan jargon atau istilah-istilah yang terlalu khusus juga akan membuat presentasi kita tidak efektif. Sebaiknya hindari menggunakan jargon atau kata dan istilah yang sulit. Apalagi jika kita menggunakannya hanya agar terlihat pintar di hadapan bos atau teman-teman.

Frekuensi
Berapa kali divisi Anda mengadakan meeting setiap bulan? Satu kali? Atau bahkan lebih dari empat kali? Komunikasi formal dalam organisasi seperti meeting jika dilakukan terlalu sering akan sama tidak baiknya dengan jarang dilakukan. Di sisi lain, komunikasi informal walaupun kadang tidak bisa memenuhi seluruh kebutuhan organisasi, tetap memiliki kelebihan tersendiri.

Keseimbangan adalah kunci dalam mengatur frekuensi komunikasi agar organisasi dapat berjalan dan tiap orang memahami tugas serta fungsi pekerjaan. Ada informasi yang bisa langsung disampaikan tanpa harus mengadakan meeting. Bahkan dalam organisasi kita kerap menemukan ada informasi penting yang harus segera disampaikan agar para pegawai bisa segera menginplementasikan dalam pekerjaan sehingga dapat memenuhi deadline ataupun tujuan perusahaan.

Keterampilan

Menyampaikan pesan dan membuat orang paham dengan apa yang kita sampaikan sangat tergantung pada kemampuan kita sebagai komunikator. Keterampilan berkomunikasi seseorang dapat dilihat di berbagai kesempatan seperti saat sedang presentasi, diskusi, rapat rutin dan lain-lain.

Komunikasi yang sukses tidak hanya bergantung pada si komunikator atau si penyampai pesan. Kapasitas dan tingkat kemampuan si penerima pesan untuk memahami informasi yang diberikan juga menjadi kunci sukses atau tidaknya komunikasi organisasi. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memberikan pengetahuan dasar bisnis melalui beragam pelatihan pada para pegawainya.

Artikel ini diterjemahkan dengan bebas dari tulisan berjudul "Workplace Communication" yang diambil dari http://en.wikipedia.org/wiki/Workplace_communication
Diakses pada 28 Oktober 2013 pukul 11.00 wib.

Tim Management Iwel Sastra