Cegah Konflik di Kantor Dengan Komunikasi

Kantor adalah lingkungan dengan tingkat stress tinggi. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi yang baik menjadi hal yang vital. Keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda dan rekan kerja bisa bekerja lebih efektif, memiliki hubungan tim yang solid, mencegah salah paham dan konflik yang tidak perlu serta memenuhi deadline harian. Berikut adalah beberapa poin yang harus diingat dalam berkomunikasi di lingkungan kantor.

1. Mendengar
Menjadi pendengar yang baik adalah kemampuan utama dalam keterampilan komunikasi. Inti dari berkomunikasi adalah saling bertukar pesan. Tentunya Anda ingin pesan Anda didengar dan dipahami oleh lawan bicara. Begitu pula sebaliknya. Rekan Anda tentu juga ingin didengar dan dimengerti. Mendengar bisa membantu Anda memahami pemikiran rekan kerja. Saat rekan Anda bicara fokuslah untuk mendengarkan. Jika perlu catat poin-poin penting dari apa yang disampaikan oleh rekan kerja.

2. Empati

Bekerja adalah teamwork. Agar kerjasama efektif dan menghasilkan sangat penting untuk membuka diri pada pendapat dan pemikiran rekan Anda. Mendengar dengan rasa empati juga membuat Anda memahami dimana rekan Anda berpihak di suatu isu tertentu. Berkomunikasi adalah proses yang "give and take" jadi terbukalah menerima apapun yang disampaikan rekan Anda. Coba tempatkan diri di posisi rekan Anda untuk memahami pemikirannya. Jika hal ini dilakukan oleh tiap individu di kantor maka alur komunikasi menjadi lancar, pekerjaan pun selesai.

3. Sabar

Bersabarlah dalam menyampaikan pemikiran Anda. Jika Anda menyampaikannya dengan terburu-buru orang lain tidak dapat menangkap pesan yang ingin Anda sampaikan. Begitu pula jika Anda tidak sabar menunggu rekan saat ia bicara, Anda akan kehilangan fokus dan tidak menangkap pesan yang sebenarnya ingin disampaikan. Sampaikan pemikiran Anda secara berurutan. Sampaikan poin Anda satu per satu. Saat tiba giliran Anda untuk mendengar, bersabarlah.

4. Jelas dan "To the Point"

Ketika Anda bicara baik pada rekan kerja, klien maupun bos, bicaralah dengan jelas. "To the point" dan sampaikan apa adanya. Kalau Anda bicara berputar-putar atau tidak yakin dalam menyatakan pesan, lawan bicara akan merasa apa yang disampaikan tidak penting sehingga mereka malas mendengarkan Anda. Anda tidak perlu bicara panjang lebar, apalagi saat bicara pada atasan.

Sebelum meeting, siapkan dan tulis hal penting yang ingin Anda sampaikan. Catatan kecil ini juga berguna sebagai pengingat atau referensi saat bicara sehingga Anda tetap fokus pada inti permasalahan dan tidak kehilangan poin penting yang harus disampaikan.

Jelas dan "to the point" juga berlaku ketika Anda memberi perintah atau tugas  pada bawahan dan rekan kerja lain. Bicara dengan jelas dan "to the point" sangat vital agar rekan kerja atau anggota tim paham apa yang harus dilakukan.

5. Selalu Bersikap Positif

Menjaga sikap kita selalu positif di kantor tidaklah mudah. Rasa marah, kecewa, iri bukan sekedar emosi negatif yang bisa hilang dan menguap begitu saja jika tidak dikelola dengan baik. Emosi-emosi negatif ini bisa melahirkan salah paham dan konflik di kantor.

Cobalah melihat bahwa semua masalah dan kesulitan di kantor adalah tantangan. Lebih baik cari solusi yang bisa dilakukan daripada menjadikannya beban yang menggerogoti kinerja diri kita sendiri dan tim. Jika Anda merasa tertekan di lingkungan kantor, bicaralah pada manager atau atasan Anda untuk mencari solusi dari permasalahan yang sedang Anda rasakan.

6. Perbaiki Diri

Rasa percaya diri dan keterampilan komunikasi yang baik adalah pasangan yang selalu berjalan beriringan. Banyak orang yang secara natural memiliki bakat sebagai pembicara yang bagus. Akan tetapi, latihan tetap dibutuhkan untuk terus memperbaiki diri dan meningkatkan baik kemampuan komunikasi verbal maupun tertulis di lingkungan kerja.

Keterampilan komunikasi efektif dapat dipelajari oleh semua orang. Teruslah melatih keterampilan mendengar, sabar, jelas, positif dan selalu berusaha mengembangkan diri maka Anda akan menjadi lebih baik. Anda mampu bekerja lebih baik dan dapat membuat pekerjaan lancar dan menghasilkan.

Artikel ini diterjemahkan dengan bebas dari tulisan Frank Stuart yang berjudul "Most effective communication skills in the workplace".
Diambil dari http://blog.acpe.edu.au/index.php/careers/effective-communication-skills-workplace/
Diakses pada 28 Oktober 2013 pukul 11.02 wib.

Tim Management Iwel Sastra