Cegah Konflik di Kantor Dengan Komunikasi

Kantor adalah lingkungan dengan tingkat stress tinggi. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi yang baik menjadi hal yang vital. Keterampilan komunikasi yang baik dapat membantu Anda dan rekan kerja bisa bekerja lebih efektif, memiliki hubungan tim yang solid, mencegah salah paham dan konflik yang tidak perlu serta memenuhi deadline harian. Berikut adalah beberapa poin yang harus diingat dalam berkomunikasi di lingkungan kantor.

1. Mendengar
Menjadi pendengar yang baik adalah kemampuan utama dalam keterampilan komunikasi. Inti dari berkomunikasi adalah saling bertukar pesan. Tentunya Anda ingin pesan Anda didengar dan dipahami oleh lawan bicara. Begitu pula sebaliknya. Rekan Anda tentu juga ingin didengar dan dimengerti. Mendengar bisa membantu Anda memahami pemikiran rekan kerja. Saat rekan Anda bicara fokuslah untuk mendengarkan. Jika perlu catat poin-poin penting dari apa yang disampaikan oleh rekan kerja.

2. Empati

Bekerja adalah teamwork. Agar kerjasama efektif dan menghasilkan sangat penting untuk membuka diri pada pendapat dan pemikiran rekan Anda. Mendengar dengan rasa empati juga membuat Anda memahami dimana rekan Anda berpihak di suatu isu tertentu. Berkomunikasi adalah proses yang "give and take" jadi terbukalah menerima apapun yang disampaikan rekan Anda. Coba tempatkan diri di posisi rekan Anda untuk memahami pemikirannya. Jika hal ini dilakukan oleh tiap individu di kantor maka alur komunikasi menjadi lancar, pekerjaan pun selesai.

3. Sabar

Bersabarlah dalam menyampaikan pemikiran Anda. Jika Anda menyampaikannya dengan terburu-buru orang lain tidak dapat menangkap pesan yang ingin Anda sampaikan. Begitu pula jika Anda tidak sabar menunggu rekan saat ia bicara, Anda akan kehilangan fokus dan tidak menangkap pesan yang sebenarnya ingin disampaikan. Sampaikan pemikiran Anda secara berurutan. Sampaikan poin Anda satu per satu. Saat tiba giliran Anda untuk mendengar, bersabarlah.

4. Jelas dan "To the Point"

Ketika Anda bicara baik pada rekan kerja, klien maupun bos, bicaralah dengan jelas. "To the point" dan sampaikan apa adanya. Kalau Anda bicara berputar-putar atau tidak yakin dalam menyatakan pesan, lawan bicara akan merasa apa yang disampaikan tidak penting sehingga mereka malas mendengarkan Anda. Anda tidak perlu bicara panjang lebar, apalagi saat bicara pada atasan.

Sebelum meeting, siapkan dan tulis hal penting yang ingin Anda sampaikan. Catatan kecil ini juga berguna sebagai pengingat atau referensi saat bicara sehingga Anda tetap fokus pada inti permasalahan dan tidak kehilangan poin penting yang harus disampaikan.

Jelas dan "to the point" juga berlaku ketika Anda memberi perintah atau tugas  pada bawahan dan rekan kerja lain. Bicara dengan jelas dan "to the point" sangat vital agar rekan kerja atau anggota tim paham apa yang harus dilakukan.

5. Selalu Bersikap Positif

Menjaga sikap kita selalu positif di kantor tidaklah mudah. Rasa marah, kecewa, iri bukan sekedar emosi negatif yang bisa hilang dan menguap begitu saja jika tidak dikelola dengan baik. Emosi-emosi negatif ini bisa melahirkan salah paham dan konflik di kantor.

Cobalah melihat bahwa semua masalah dan kesulitan di kantor adalah tantangan. Lebih baik cari solusi yang bisa dilakukan daripada menjadikannya beban yang menggerogoti kinerja diri kita sendiri dan tim. Jika Anda merasa tertekan di lingkungan kantor, bicaralah pada manager atau atasan Anda untuk mencari solusi dari permasalahan yang sedang Anda rasakan.

6. Perbaiki Diri

Rasa percaya diri dan keterampilan komunikasi yang baik adalah pasangan yang selalu berjalan beriringan. Banyak orang yang secara natural memiliki bakat sebagai pembicara yang bagus. Akan tetapi, latihan tetap dibutuhkan untuk terus memperbaiki diri dan meningkatkan baik kemampuan komunikasi verbal maupun tertulis di lingkungan kerja.

Keterampilan komunikasi efektif dapat dipelajari oleh semua orang. Teruslah melatih keterampilan mendengar, sabar, jelas, positif dan selalu berusaha mengembangkan diri maka Anda akan menjadi lebih baik. Anda mampu bekerja lebih baik dan dapat membuat pekerjaan lancar dan menghasilkan.

Artikel ini diterjemahkan dengan bebas dari tulisan Frank Stuart yang berjudul "Most effective communication skills in the workplace".
Diambil dari http://blog.acpe.edu.au/index.php/careers/effective-communication-skills-workplace/
Diakses pada 28 Oktober 2013 pukul 11.02 wib.

Tim Management Iwel Sastra

Komunikasi, Keterampilan Krusial di Lingkungan Kerja

Komunikasi di lingkungan kerja adalah proses pertukaran informasi baik verbal maupun non verbal dalam organisasi. Sebuah organisasi atau institusi terdiri dari pekerja yang datang dari berbagai latar belakang di masyarakat. Agar semua aktifitas pekerjaan bisa berjalan dengan lancar, keterampilan berkomunikasi yang efektif sangat diperlukan. Menyampaikan pesan atau informasi ke seluruh elemen pekerja adalah kebutuhan organisasi. Tujuan organisasi hanya dapat dicapai melalui komunikasi yang berjalan efektif.

Berikut adalah faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi di lingkungan kerja.

Metode Komunikasi
Tiap orang memyerap informasi dengan cara yang berbeda. Untuk memastikan informasi yang disampaikan bisa dipahami oleh semua orang, metode komunikasi yang digunakan harus jelas dan sederhana. Ketika menyampaikan satu informasi, kita bisa menggunakan gambar yang dapat membuat orang lebih mudah memahami hal yang sedang dijelaskan.

Selain itu, gunakan metode komunikasi dua arah. Melalui diskusi, tanya jawab, dan klarifikasi rekan kerja bisa mendapat informasi tambahan yang sesuai dengan kebutuhannya.

Konten
Konten atau isi atau pesan merupakan hal utama dalam komunikasi di lingkungan kerja. Informasi yang banyak dan detil diberikan dengan cara yang harus disesuaikan dengan kemampuan menyerap dari setiap anggota tim kita. Memberikan terlalu banyak detil yang rumit akan membuat rekan kerja semakin bingung dan bosan. Sementara itu, jika kita memberikan terlalu sedikit informasi maka rekan kerja kita tidak akan mampu terlibat jauh dalam satu projek.

Menggunakan jargon atau istilah-istilah yang terlalu khusus juga akan membuat presentasi kita tidak efektif. Sebaiknya hindari menggunakan jargon atau kata dan istilah yang sulit. Apalagi jika kita menggunakannya hanya agar terlihat pintar di hadapan bos atau teman-teman.

Frekuensi
Berapa kali divisi Anda mengadakan meeting setiap bulan? Satu kali? Atau bahkan lebih dari empat kali? Komunikasi formal dalam organisasi seperti meeting jika dilakukan terlalu sering akan sama tidak baiknya dengan jarang dilakukan. Di sisi lain, komunikasi informal walaupun kadang tidak bisa memenuhi seluruh kebutuhan organisasi, tetap memiliki kelebihan tersendiri.

Keseimbangan adalah kunci dalam mengatur frekuensi komunikasi agar organisasi dapat berjalan dan tiap orang memahami tugas serta fungsi pekerjaan. Ada informasi yang bisa langsung disampaikan tanpa harus mengadakan meeting. Bahkan dalam organisasi kita kerap menemukan ada informasi penting yang harus segera disampaikan agar para pegawai bisa segera menginplementasikan dalam pekerjaan sehingga dapat memenuhi deadline ataupun tujuan perusahaan.

Keterampilan

Menyampaikan pesan dan membuat orang paham dengan apa yang kita sampaikan sangat tergantung pada kemampuan kita sebagai komunikator. Keterampilan berkomunikasi seseorang dapat dilihat di berbagai kesempatan seperti saat sedang presentasi, diskusi, rapat rutin dan lain-lain.

Komunikasi yang sukses tidak hanya bergantung pada si komunikator atau si penyampai pesan. Kapasitas dan tingkat kemampuan si penerima pesan untuk memahami informasi yang diberikan juga menjadi kunci sukses atau tidaknya komunikasi organisasi. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memberikan pengetahuan dasar bisnis melalui beragam pelatihan pada para pegawainya.

Artikel ini diterjemahkan dengan bebas dari tulisan berjudul "Workplace Communication" yang diambil dari http://en.wikipedia.org/wiki/Workplace_communication
Diakses pada 28 Oktober 2013 pukul 11.00 wib.

Tim Management Iwel Sastra